Het UBO-register: Wat is het?

15 december 2023

Het UBO-register: Wat is het?

Het UBO-register, ofwel voluit het register van uiteindelijke begunstigden (“Ultimate Beneficial Owner”), is een Europees initiatief dat ontworpen is om meer transparantie te bieden over diegene die uiteindelijk de controle hebben over juridische entiteiten. Het is zoals de benaming het zegt, een register (“databank”) waarin alle uiteindelijke begunstigden van vennootschappen, vzw’s en stichtingen bijgehouden worden. 

Uiteindelijk begunstigde

Een uiteindelijk begunstigde (UBO) is een natuurlijk persoon die uiteindelijk eigenaar is van een vennootschap, vzw of stichting en/of zeggenschap heeft over die juridische entiteit. De uiteindelijk begunstigden wordt in het geval van een vennootschap als volgt geïdentificeerd:

  • Alle natuurlijke personen die rechtstreeks of onrechtstreeks een toereikend percentage (> 25%) van de stemrechten of van de aandelen in de vennootschap bezitten.
  • Alle natuurlijke personen die zeggenschap hebben over een vennootschap via andere middelen (bv. via benoeming als bestuurder).
  • Indien niemand van de hierboven bedoelde personen wordt geïdentificeerd, is de uiteindelijk begunstigde de persoon of personen die behoort of behoren tot het hoger leidinggevend personeel. 

Doel van het register

Het doel van het UBO-register is het witwassen van geld en financiering van terrorisme tegen te gaan. Evenals het vergroten van de transparantie in zakelijke relaties met de fiscus, notaris, advocaten, accountants etc. Door inzicht te geven in wie de werkelijke eigenaren zijn van ondernemingen, wordt het moeilijker voor criminele organisaties om hun financiële belangen te verbergen. Als financiële instellingen een vermoeden hebben van verdachte transacties kunnen ze hiervan een melding maken.

Wat staat er in dit register?

Per uiteindelijke begunstigde worden een aantal gegevens opgenomen zoals de naam, geboortedatum, nationaliteit, verblijfadres, rijksregisternummer en de datum waarop hij/zij een uiteindelijk begunstigde geworden is. 

Sinds 11 oktober 2022 moeten er ook extra documenten toegevoegd worden in het UBO-register die de status van de uiteindelijk begunstigde kan bevestigen (bv. statuten, benoeming van bestuurders, aandeelhoudersovereenkomsten, etc.). 

Wie kan de informatie in het register raadplegen?

Alle instellingen met een meldings- of waakzaamheidsplicht kunnen de informatie raadplegen. Zo kunnen vooral banken en verzekeringsinstellingen, maar ook de fiscus, de informatie in het register bekijken. Burgers die volledig los staan van de onderneming kunnen de informatie normaliter niet inkijken, tenzij ze een legitiem belang aantonen. 

Hoe en wanneer registreren?

In principe zijn de bestuurders of zaakvoerders van de organisatie verplicht het UBO-register tijdig te voorzien van alle informatie. De informatie moet binnen een termijn van één maand na de wijziging in het register genoteerd worden. Zo moet bij een oprichting van een vennootschap, de intrede van een nieuwe aandeelhouder of elke andere wijziging op vlak van bestuur en aandeelhouderschap de wijziging binnen de termijn van één maand na die wijziging opgenomen worden in het UBO-register. 

Het UBO-register kan ingevuld worden door de bestuurder, zaakvoerder, etc. of een gevolmachtigde door middel van in te loggen op MyMinfin en daar door te klikken naar het UBO-register. 

Wat moet je doen?

Bij oprichting van een juridische entiteit moet je binnen één maand een inschrijving in het UBO-register in orde brengen.

De informatie in het register moet steeds raadpleegbaar en actueel zijn. Daarom moet elke wijziging ook binnen een termijn van één maand aangepast worden in het register.

Tot slot moeten de gegevens opgenomen in het register elk jaar opnieuw bevestigd worden. Men rekent exact één jaar vanaf de datum van laatste inschrijving, wijziging of bevestiging. 

Als voormelde verplichtingen niet worden nageleefd, dan riskeert de onderneming een strafrechtelijke administratie boete. 

Conclusie

Breng zeker tijdig alle verplichtingen met betrekking tot het UBO-register in orde. Indien je klant bent bij Amfico en ons volmacht hebt gegeven, brengen wij de registratie, wijziging en jaarlijkse bevestiging voor jou in orde. Wij vragen je wel telkens elke wijziging tijdig aan ons te melden, zodanig dat ook wij tijdig de nodige handelingen kunnen verrichten.

Heb je nog vragen omtrent het UBO-register? Aarzel dan niet jouw dossierbeheerder te contacteren.